Thư điện tử - email đã và đang đóng vai trò là phương tiện giao tiếp phổ biến bằng văn bản trong môi trường làm việc hiện đại. Chính vì sự phổ biến đó mà con người cũng dễ dàng bị “làm phiền” hơn. Hầu hết chúng ta đều cảm thấy không thoải mái khi nhận một lượng lớn email mỗi ngày - với nội dung dài dòng, khó nắm bắt mà lẽ ra chúng có thể đơn giản hơn và đi thẳng vào trọng tâm, hoặc với một tiêu đề có ý nghĩa hơn.

Nhưng nếu như email của bạn cũng là một trong số đó? Làm thế nào để khiến người nhận mở email của bạn và đọc những thông tin bạn muốn truyền đạt?

Hãy cùng xem những gợi ý dưới đây của chuyên gia Hội đồng Anh để giúp email của bạn rõ ràng hơn và gây được sự chú ý đối với người nhận.

TIÊU ĐỀ

Tránh sử dụng những tiêu đề email mơ hồ như “Notes from Project No. 2 Meeting”. Hãy mô tả ý chính bạn muốn truyền đạt bằng năm từ hoặc ít hơn: “Final Workflow on Project #2”. Nếu làm việc theo nhóm, các thành viên trong nhóm cũng có thể chọn một tên chung hoặc mật mã ngắn gọn cho dự án như “P2: Final Workflow”. Điều quan trọng là hãy viết một tiêu đề email dễ hiểu, đơn giản và ngắn gọn.

NGỮ ĐIỆU

Hãy viết như khi bạn đang nói. Sử dụng ngữ điệu thông thường và có tính tương tác giống như hội thoại hơn là câu từ quá cứng nhắc và lý thuyết. Điều này không chỉ giúp email của bạn thân thiện và dễ tiếp cận hơn mà còn khiến nội dung trở nên ngắn gọn, dễ đọc và dễ nhớ.

NHỮNG CÂU NÓI KHÍCH LỆ

Chúng nên tới một cách tự nhiên sau lời chào đầu của email (Hello, Hi hoặc Dear). Những câu nói khích lệ nhẹ nhàng qua email sẽ khiến không khí của câu chuyện trở nên thoải mái hơn, như nói cảm ơn hay ghi nhận nỗ lực của ai đó. Với lời yêu cầu, đề nghị, hãy luôn nói “please” (làm ơn). Với một công việc được hoàn thành tốt, đừng quên thêm vào cuối email một lời khích lệ “Good job!”

LIỆT KÊ VẤN ĐỀ 

Thay vì liệt kê hàng tá các vấn đề cần giải quyết, mỗi email chỉ nên đưa ra một tới hai vấn đề. Nếu như bạn có quá nhiều yêu cầu và đề nghị trong một email, hãy gạch đầu dòng các ý vắn tắt. Luôn nhớ rằng: mỗi vấn đề cần được thể hiện rõ ràng và đi thẳng vào trọng tâm. Cụ thể, hãy chỉ ra ai là người chịu trách nhiệm cho phần việc đó và khi nào thì công việc cần được hoàn thành.

DÒNG KẾT

Đừng chỉ nên kết thúc email của bạn bằng chữ ký. Một câu kết luận tốt phục vụ hai mục đích: Tóm tắt lại các nội dung được đặt ra trong email và khiến người nhận cảm thấy hài lòng. “I appreciate your help with this”, “Let me know what you think about this.” Đó là lời nhắc rằng bạn đang chờ đợi thư hồi đáp cho những vấn đề bạn đã nêu ra.

Trên đây là những bí quyết học tiếng Anh hiệu quả của Hội đồng Anh. Để tự tin giao tiếp với người nước ngoài và thành công trong công việc, hãy tham gia khóa học tiếng Anh dành cho người lớn myClass tại Hội đồng Anh. 

Thông tin liên quan